Num mundo digital com diversas opções em tecnologia no armazenamento de dados e execução de serviços, ser uma operadora paperless significa reduzir ou eliminar o papel numa empresa vai além da questão de sustentabilidade e economia. É fundamental para a gestão de contas. No setor da saúde, traz benefícios tanto para as instituições, como para profissionais da área médica e pacientes.

O Saudi, Sistema de Auditoria de Contas Médicas, realiza esse suporte acesse o site para mais informações.

A digitalização otimiza desde a busca de informações até os trâmites empresariais. Contribui para melhor gerenciamento das ações, facilita as tarefas, o acesso a prontuários, reduz a quantidade de erros médicos, agiliza o intercâmbio de informações entre instituições e aumenta a produtividade dos funcionários. Consequentemente, gera rapidez na tomada de decisão.

Porém o investimento em Tecnologia da Informação (TI) representa apenas 2% nas unidades médicas privadas no país, segundo levantamento da Anahp (Associação Nacional de Hospitais Privados).

Nos estabelecimentos públicos, não é diferente. A pesquisa TIC Saúde de 2014 divulgada pelo CGI.br (Conselho Gestor de Internet no Brasil), revelou que 45% das instituições governamentais, mesmo com acesso à internet, ainda fazem registro de pacientes em papel.

A pesquisa ainda mostra que há pouco investimento destinado à implantação de sistemas digitais. Isso foi observado por 79% dos médicos e 78% dos enfermeiros, as duas principais ocupações de trabalho nas instituições médicas.

Esses dados refletem que o setor médico em geral ainda utiliza um modelo antigo de gestão com prontuários em papel e salas cheias de caixas com documentos. Só nessa situação, há dois problemas: o risco de perder os dados e o setor administrativo funcionar com mais lentidão.

Benefícios da gestão paperless

Com a digitalização e uso de softwares, os médicos podem acessar as informações do paciente pelo computador. Isso melhora a qualidade do atendimento e facilita também o planejamento do tratamento dos pacientes.

Por meio de um banco de dados digital, é possível visualizar melhor o histórico de cada paciente, verificar os exames solicitados por diferentes profissionais, identificar os que já foram feitos e até mesmo controlar e evitar erros na indicação da dose dos medicamentos.

Dessa forma, traz mais segurança aos pacientes, pois evita erros como troca ou dosagem errada de medicações ministradas dentro das instituições, erros por substituição de prontuários e exames, além da agilidade no atendimento.

Quando se trata de gestão de operadoras de saúde e auditoria de contas médicas, o modelo paperless é visto também como uma estratégia para melhorar os indicadores das instituições de saúde e realizar mapeamentos estatísticos e qualitativos relacionados à gestão de contas médicas. Veja mais detalhes sobre este trabalho no site da SAUDI.

Com uma rotina mais otimizada, mais organização e acesso dos dados, é possível reduzir gastos, desburocratizar a administração, ter colaboradores mais produtivos, ganhar mais confiança e credibilidade com aos pacientes e tomar melhores decisões, inclusive relacionadas a investimentos dentro dos estabelecimentos.

Passos fundamentais para administrar sem papel

1 – Para entrar no mundo digital, é importante adotar um modelo de implantação progressiva. O levantamento de dados históricos, bem como a documentação física e sua posterior digitalização, demandam grande esforço de pessoal e queda na motivação.

2 – O segundo passo é adquirir uma plataforma para armazenar todas essas informações em nuvem. Atualmente, há várias soluções no mercado especializadas em cloud computing, que garantem segurança no armazenamento, inclusive de dados bancários.

O armazenamento em nuvem possibilita ainda que os arquivos digitalizados possam ser vistos a qualquer momento e em qualquer lugar. Confira as tecnologias para operadoras de plano de saúde disponíveis no mercado.

3 – A próxima etapa é criar uma assinatura eletrônica. Essa medida reduz tempo de assinatura para aprovação de contratos, declarações de horas extras, documentos fiscais e laudos técnicos. Uma assinatura de contrato ou de liberação de um documento que podia levar vários dias, com a assinatura digital pode ser feita em segundos.

Basta garantir a certificação digital da assinatura. De acordo com a medida provisória 2.200/01, para ser considerado legítimo e válido, o documento digitalizado deve ter sua autenticidade assegurada pela assinatura digital com certificação.

4 – Por último, uma das tarefas mais importantes: investir em treinamentos para realizar uma mudança cultural em todos os departamentos da organização. A migração para o ambiente digital vai além de profissionais capacitados na área de Tecnologia da Informação.

É necessário que os colaboradores entendam todas as vantagens e benefícios mencionados para garantir o bom funcionamento do trabalho de todos.

Uma dica é proporcionar cursos, palestras e ações de endomarketing para ajudar os colaboradores a compreenderem a importância de aderir à digitalização e a integração de dados nas instituições médicas.

Dificuldades e soluções na implantação de uma gestão sem papel

Os maiores desafios estão justamente ligados às questões culturais para a adoção de tecnologias digitais. Muitas pessoas têm medo da segurança e vazamento de informações confidenciais.

No entanto, a pesquisa TIC Saúde de 2014 mostrou que 72% dos médicos e 76% dos enfermeiros da rede pública perceberam melhora na qualidade do tratamento.

Outras estatísticas comprovam a melhora que impacta desde a gestão de contas médicas e de operadoras de saúde até os pacientes:

– Segundo o Grupo Gartner em parceria com instituições internacionais, 90% das informações de uma empresa estão em documentos.

Há uma perda de 2% a 5% dos arquivos por terem sido armazenados de forma incorreta.

– Profissionais perdem uma média de 4 horas por semana com assinatura de papéis.

– Em média, os colaboradores gastam 400 horas por ano para pesquisar documentos em papel. Só 10% dos documentos são encontrados facilmente na primeira tentativa de busca.

– Segundo o Ministério do Planejamento, os custos para manter locais apropriados para armazenamento de documentos em 13 ministérios é de R$ 466 milhões por ano.

– Até a venda de impressoras tem sentido o reflexo dessas mudanças. No Brasil, a comercialização caiu 13,7% em 2015. No seguinte, a queda foi ainda maior, de 29%.

Esses dados confirmam a mudança de comportamento e de hábitos entre as empresas de diversos segmentos que entenderam a necessidade de reduzir ou mesmo acabar com o consumo de papel e impressões.

Não dá para fechar os olhos para esta realidade. É uma questão assertiva para ter economia, sustentabilidade e aprimoramento da gestão de dados. Os resultados vão de encontro às propostas das instituições que prezam pela saúde financeira, qualidade no atendimento e se preocupam com um modelo eficaz de gestão de contas médicas e de gestão de operadoras de saúde.

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