Entrevista com Darlan Figueiredo Guedes 

Coordenador de Contas Médicas e Intercâmbio – Unimed Extremo Sul

Conte-nos um resumo da sua trajetória profissional.

Iniciei minha carreira em 2007 como Auxiliar de Contas Médicas, na Unimed Extremo Sul. Logo tomei gosto pela área e busquei ampliar meus conhecimentos. Cursei Administração e Gestão Hospitalar, participei de diversas especializações, seminários, cursos, oficinas e workshops do Sistema Unimed. Em 2017, com 10 anos de experiência, encarei o desafio de liderar a área de Contas Médicas e Intercâmbio da Unimed Extremo Sul, função que exerço atualmente.

Qual era o seu problema antes de você conhecer o SAUDI?

Eram muitos. Elenco abaixo os principais:

– Tempo para tomar conhecimento de uma despesa – As contas eram postadas 30 dias ou mais após a realização. Tomávamos conhecimento da despesa hospitalar muito tempo após a sua efetiva utilização;

– Dificuldades para realização de auditoria retrospectiva e concorrente (in loco) – O processo de auditoria retrospectiva era extremamente moroso e manual, analisando guias de papel e repassando as glosas para o sistema (retrabalho). Além disso, as auditorias concorrentes ou in loco eram desgastantes e onerosas, visto que precisávamos deslocar um auditor técnico para fazer as análises presenciais de muitos prontuários nos hospitais;

– Alto volume de glosas nos prestadores – Isso desgastava a relação da operadora com os prestadores, gerava um montante absurdo de recursos de glosas e consumia um tempo precioso da equipe;

– Tempo de análise de contas demasiadamente longo – Visto que não possuíamos validações na entrada da conta no sistema, era necessário chegar as regras básicas de contrato, autorizações, validades etc.;

– Falta de validações na entrada da conta.

Como você conheceu o SAUDI e por que decidiu dar um voto de confiança?

A equipe comercial fez contato com o meu gerente, que na época convidou a então coordenadora do setor (estávamos em processo de transição da coordenação) para uma videoconferência onde a ferramenta seria apresentada. Estávamos buscando focados em otimizar nossos processos e as soluções apresentadas se harmonizavam com nossos interesses.

Nos deu confiança o fato do SAUDI (VOXIS) já ser utilizado por outras unidades do Sistema Unimed.

Conte-nos um pouco sobre as dificuldades que você teve ao começar a usar o SAUDI.

O sistema Unimed tem muitas peculiaridades e contemplar as diversas regras e acordos locais foi inicialmente um desafio. Além do fato de treinar a rede credenciada e estabelecer um fluxo com prazos razoáveis para a operadora e para os prestadores. Basicamente foram mais dificuldades estratégicas, não operacionais.

Quais são os resultados e a transformação que o produto trouxe para a sua rotina na operadora?

Temos bons resultados como redução do tempo de análise de contas, redução quase que total de glosas retroativas, eliminação de recursos de glosas (visto que não há glosa, não cabe recurso), antecipação do conhecimento das despesas, dentre outros resultados. Isso permitiu diminuição da equipe exclusivamente dedicada ao processamento de contas.

O que aconteceu na sua operadora após obter os resultados através do SAUDI, que você nunca imaginou que seria possível?

Antecipação do tempo para conhecimento das despesas, que para nosso negócio é fundamental.

Após implementar o SAUDI quais os processos que se tornaram mais fáceis dentro da sua operadora?

Parametrizações de validações na postagem da conta, parametrizações de acordos e políticas bem detalhadas e análise geral da conta ficou muito mais simples. Destaco principalmente análise de dados estatísticos e gerenciais precisos e descomplicados.

Em quanto tempo foi possível notar o controle e redução de custos após implementar o SAUDI?

Realizamos a implantação do SAUDI (VOXIS) na rede credenciada gradativamente, utilizando o maior prestador como piloto e estendendo aos demais. Em linhas gerais, conseguimos perceber a redução nos custos a partir do 6º mês.

Em média quantos por cento o SAUDI ajudou a reduzir nos custos da sua operadora? E nos processos de glosas médicas?

Responderei apenas nos processos de glosas médicas, em que tivemos uma redução de 94% do volume total de glosas.

Atualmente, no seu dia a dia de gestor, qual o seu principal problema/dor que você enfrenta no trabalho de gestão de contas?

Conciliar as demandas crescentes com os prazos cada vez mais enxutos, tudo isso respeitando as inúmeras regras do setor com ética e transparência.

Você gostaria de sugerir alguma melhoria no SAUDI? Se sim, quais? 

Sim.

– Aperfeiçoamento nos parâmetros do Relatório de Intercâmbio (para Contas acima de R$15 mil) tornando mais automatizado preenchendo automaticamente dados do beneficiário e internação;

– Melhoria no processo de “Guias em negociação” – Atualmente tanto as guias enviadas pelo perfil de auditoria em enfermagem como de perfil administrativo retornam para análise no mesmo lugar, sendo necessário que analista verifique se o questionamento realizado compete à sua ação ou de outrem.

– Melhoria nos filtros de Análise de Contas – Atualmente o analista pode aplicar vários filtros antes de iniciar a análise de contas, como por exemplo filtrar por “data de postagem” escolhendo analisar as contas que foram postadas primeiro. Porém, ao realizar análise da primeira conta e retornar para o menu anterior o filtro aplicado não é mantido, por default retorna-se à configuração pré-definida. Já abri chamados tratando desse assunto sem sucesso.

– Modernização da interface dos relatórios gerenciais – Acrescentar gráficos e dashboards melhora o resultado final do produto e o torna mais compatível com 2020.

Você recomenda o sistema SAUDI?

Sem dúvidas! A nossa experiência com o SAUDI (VOXIS) é muito bem avaliada até o momento e embora tenhamos campos para aperfeiçoamento, recomendamos amplamente.