Os “processos” de uma organização podem ser definidos como um conjunto de recursos e esforços que são aplicados de forma coordenada com o intuito de alcançar os objetivos da instituição.

Assim, gerir os processos significa se ocupar em identificar fatores, planejar, coordenar, acompanhar, avaliar, otimizar e aprimorar as atividades realizadas, buscando sempre a melhoria contínua e, consequentemente, a excelência.

Para as operadoras de planos de saúde, a gestão de processos organizacionais é de suma importância. Neste artigo, vamos falar sobre seus impactos e dar algumas dicas sobre como aplicá-la. Confira!

Qual é a importância da gestão de processos para as operadoras?

Informações dispersas, retrabalho, pendências e dificuldade para enxergar as atividades da operadora de planos de saúde de forma dinâmica e integrada levam ao desperdício de muitos recursos, como insumos, recursos humanos, tecnológicos e de conhecimento, o que causa prejuízos financeiros para a operadora.

Assim, a gestão de processos organizacionais é importante para a operadora, visto que:

• ajuda a alavancar os resultados;
• ajuda a reduzir os custos e prejuízos;
• eleva o nível de satisfação dos agentes envolvidos no processo, tanto clientes quanto colaboradores e acionistas;
• dá base para direcionar esforços ao que é mais importante;
• investiga e reduz a burocracia desnecessária, diminuindo o retrabalho e as informações redundantes;
• reduz as falhas e coopera para a fluidez dos processos.

Como aplicar a gestão de processos organizacionais?

Alinhe os objetivos estratégicos

Todas as atividades realizadas pela operadora devem concordar com os objetivos e com a missão da instituição. Desse modo, faz parte da gestão de processos estabelecer objetivos que estejam alinhados com as estratégias da operadora. Isso ajuda a evitar o desperdício de recursos e a otimizar o tempo.

Mapeie os processos

Ter uma visão ampla das atividades realizadas pela operadora é essencial para realizar uma gestão eficiente. Afinal, sem conhecer e/ou entender os procedimentos ou como os setores relacionam-se entre si, é impossível adotar uma cultura de qualidade na instituição.

Dessa forma, mapear os processos significa ter conhecimento das atividades que são realizadas na operadora. Isso significa entender qual é a finalidade e a sua importância no produto final, quais são os recursos que a atividade demanda, quanto tempo, quais são os resultados e onde é possível melhorar o processo.

Elabore fluxogramas

Os fluxogramas oferecem uma forma simples de mapear os processos. Para elaborá-los, devemos escrever as etapas de forma ordenada, como um “passo a passo”, ligando a fase anterior e a próxima por meio de uma seta.

Assim, de forma visual e com uma interface intuitiva e amigável, eles oferecem uma visão geral dos procedimentos da operadora, permitindo identificar quais etapas fluem melhor e quais demandam mais atenção.

Integre as áreas da empresa

Quando os setores atuam de forma isolada, fica difícil identificar os problemas e a operadora fica mais propensa a adicionar burocracia desnecessária ao fluxo de atividades, a cometer erros e a obter informações incompletas.

Assim, os setores da operadora de planos de saúde devem conversar entre si. Para isso, é importante que essa troca de informações ocorra de forma padronizada e, de preferência, sistemática. Isso, além de melhorar o relacionamento entre os colaboradores, também contribui para processos internos mais dinâmicos, garantindo respostas mais rápidas e precisas.

Estabeleça indicadores

Os indicadores são formas de medir, de maneira quantitativa, o desempenho da instituição. Eles são muito importantes porque oferecem dados reais para avaliar o desempenho dos processos, permitindo que o gestor avalie se as atividades concordam com o que foi planejado e, assim, aprimore os processos.

Na operadora de planos de saúde, os indicadores podem ser, por exemplo, o lucro da instituição, o número de contratos fechados em um mês, o tempo médio para realizar determinado procedimento, a adesão a procedimentos auxiliares, o aumento ou a redução de glosas hospitalares etc.

Portanto, aprendemos a importância da gestão de processos organizacionais nas operadoras de planos de saúde. Vimos que, para realizar uma gestão eficiente, é preciso mapear os processos da instituição, alinhar as atividades aos objetivos da operadora e integrar as áreas da empresa. Também entendemos que realizar a avaliação do desempenho é importante para verificar se os processos estão de acordo com o que foi planejado.

E aí? Gostou das nossas dicas? No nosso outro artigo, explicamos também como otimizar os processos de auditoria médica. Leia já!