Veja como organizar todas as informações para facilitar sua gestão de contas médicas

Gerenciar um grande volume de documentos não é uma tarefa fácil. Quando se trata das contas médicas das operadoras de planos de saúde, então, o desafio é ainda maior, já que cada uma delas requer muitos outros documentos de respaldo.

Essa grande quantidade de documentos, por sua vez, é manuseada com frequência pelos analistas, a fim de garantir que os critérios para pagamento dos serviços estejam sendo cumpridos.

O problema é que, em muitas operadoras, a análise e conferência dos documentos relativos à contas médicas é realizada de forma manual. Isso pode ocasionar danos à documentação, extravio, burocracia desnecessária e, consequentemente, lentidão nos processos.

Muitas vezes, a indisponibilidade ou dificuldade de acesso aos documentos ocasiona também as chamadas glosas, que consistem na falta de pagamento das operadoras pelos procedimentos médicos realizados por estabelecimentos parceiros.

A solução desse problema passa, obviamente, pelo uso da tecnologia. Em plena era digital, não é mais aceitável que sua empresa continue a manter armários repletos de documentos, nem que os auditores passem horas a localizá-los e analisá-los manualmente.

É importante, portanto, que as operadoras contem com sistemas automatizados para o gerenciamento das contas médicas.

Gestão digital

Cada vez mais, as operadoras de planos de saúde têm optado por soluções digitais que tornam desnecessário o armazenamento de documentos físicos.

Eles eliminam custos operacionais, acabam com o problema das perdas e extravio e permitem o acesso rápido à documentação comprobatória, facilitando as auditorias e aumentando a qualidade e a rapidez dos serviços.

Integrando-se facilmente a outras aplicações, esses softwares capturam e armazenam os documentos enviados pelas prestadoras de serviço; os encaminham para auditoria e produção médica, para validação, e os enviam para faturamento.

Um dos softwares mais utilizados é o SAUDI, que oferece às operadoras recursos como:

• Captura eletrônica: são várias opções, que vão desde a digitalização à integração total dos sistemas;
• Auditoria eletrônica: análise das guias antes mesmo de serem aceitas pelo sistema;
• Auditoria manual: as guias ficam disponíveis para checagem individual, com alertas automáticos de possíveis inconformidades;
• Contra-auditoria: funcionalidades que permitem aos prestadores de serviços médicos participarem do processo;
• Guia TISS: Suporta todos os tipos de guia TISS e em várias versões, simultaneamente;
• Envio de recursos de glosas diretamente pelo sistema, de acordo com o padrão ANS/TISS (Agência Nacional de Saúde / Troca de Informação de Saúde Suplementar);
• Gestão Eletrônica de documentos (GED): todos os documentos podem ser consultados no sistema, com apenas um click no mouse;
• Autorizador WEB: os prestadores podem encaminhar suas Guias de Solicitação de Autorização de Consulta, Exames, Internação e Prorrogação diretamente pela Web;
• Análise de solicitações: permite que a operadora analise individualmente as Guias de Solicitação de Autorização de Internação, Prorrogação e SADT com várias funcionalidades para apoio;
• Auditoria mobile: facilita o trabalho de auditores externos, que podem registrar informações de medicamentos, taxas, procedimentos etc.;
• Customização: desenvolvimento e integração para atendimento às necessidades específicas de cada cliente.

GED

Uma das mais importantes funcionalidades dos sistemas de contas médicas, oferecida pelo Saudi como módulo extra, é GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

O GED não só armazena, mas também compartilha documentos e facilita a busca informações específicas, por meio dos seguintes estágios:

• Recepção dos documentos: é a transferência do documento físico para o meio digital. O GED aceita a inclusão de documentos a partir de diversas fontes, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas e documentos de texto, entre outras;
• Classificação: o documento é arquivado de acordo à área à qual pertence e também ao tema de que trata, de maneira organizada;
• Determinação pelo gestor do ciclo de vida do documento, desde sua elaboração a sua possível destruição;
• Disponibilização do documento para a consulta dos usuários.

O GED oferece benefícios como:

Disponibilização do espaço físico da empresa, que agora já não precisa manter aqueles enormes armários de metal;

• Redução de custos operacionais;
• Melhor possibilidade de organização dos documentos;
• Economia de tempo, já que agora é muito mais fácil e rápido encontrar os documentos dos quais se necessita.

Benefícios

Entre os benefícios obtidos com o gerenciamento digital das contas médicas, estão:

1) Redução de custos, pois elimina eventuais pagamentos indevidos e otimiza os processos;

2) Retorno sobre o investimento, já que os sistemas apresentam custo baixo em relação ao volume de benefícios;

3) Praticidade: os sistemas são fáceis de usar e agilizam os processos;

4) Transparência com os prestadores de serviços, que têm a possibilidade de estar a par dos processos todo o tempo;

5) Aumento da produtividade: como o mesmo número de auditores, mais guias poderão ser analisadas; e

6) Aderência aos processos: não é necessário modificar os processos das empresas, já que os sistemas se adequam a qualquer um deles.

Além de tudo isso, a implantação de um sistema de gestão digital ajuda a empresa a adequar-se à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que exige máximo cuidado com o armazenamento e manuseio de dados dos clientes.

Sancionada em agosto de 2018, a lei estabelece que clientes têm plenos direitos sobre suas informações, podendo pedir informações de como elas estão sendo tratadas pela empresa e até solicitando sua exclusão dos sistemas.

Para as operadoras, esse é um ponto crítico, já que lidam com informações sensíveis de milhões de pessoas, e qualquer falha pode resultar em milhões de reais em multas.

Caso de sucesso

Com a implantação do SAUDI, a Unimed Extremo Sul conseguiu reduzir as glosas médicas em 94%, segundo o coordenador de contas médicas e intercâmbio Darlan Figueiredo.

Segundo Darlan, antes da utilização do SAUDI, a empresa enfrentava diversos problemas ao lidar com as contas médicas, como, por exemplo o tempo excessivo para tomar conhecimento das contas, já que elas eram postadas vários dias após o procedimento.

As auditorias também eram bastante demoradas, já que demandava a análise de documentos físicos e sua inclusão no sistema, bem como o deslocamento de equipe ao cliente, para checagem de prontuários.

Isso tudo ocasionava uma alta quantidade de glosas, desgastando a relação entre a operadora e os clientes.

Ainda segundo Figueiredo, o Saudi permitiu que a empresa reduzisse o tempo de análise das contas e praticamente eliminasse as glosas retroativas, reduzindo, como consequência, a equipe exclusivamente dedicada ao processamento de contas.

Além disso, a realização de alguns processos, como a parametrização e a análise de dados estatísticos e gerenciais, ficaram muito mais fáceis. Para conferir este e outros casos de sucesso do SAUDI, navegue no blog do SAUDI, um canal exclusive para dar informações que facilitam o dia a dia do analista e/ou gestor de contas médicas.